Як організувати ефективний та якісний бухгалтерський облік фірмі чи приватному підприємцю? Можна, звичайно, взяти на роботу штатного бухгалтера або неофіційно скористатися послугами стороннього фахівця. А можна - віддати цю роботу на аутсорсинг, уклавши угоду зі спеціалізованою бухгалтерською компанією.
Фахівці переконані, що переваги та мінуси є при будь-якому виборі. Так, буває, що "свій" бухгалтер не завжди ефективно справляється з об’ємом робіт. Так званий "приходящий" бухгалтер – це ризик підприємця бути залежним від "не своєї" людини, яку на практиці важко контролювати. Чимало питань у підприємців і до бухгалтерських компаній, які надають послуги на основі офіційного договору. Відносно новий вид послуг на українському ринку викликає інтерес, а водночас і очевидні побоювання: чи здатна стороння фірма впоратися з чужою бухгалтерською морокою?
Найпоширеніші питання щодо діяльності компаній, які надають послуги бухгалтерського супроводу, коментує засновник та директор фірми "БАЛАНС ПРОФІТ" Людмила Штогрина.
В європейських країнах 80%, в США 90%, в Ізраїлі 96% компаній успішно делегують бухгалтерію на аутсорсинг оптимізуючи витрати бізнесу, а в Україні, за різними оцінками, лише 5% (і це , в основному, статистика столиці). То чому ж українські компанії відстають від світових тенденцій і поки неохоче вдаються до послуг аутсорсерів?
- На мою думку, такий скромний об’єм ринку бухгалтерського аутсорсингу пояснюється тим, що він ще поки знаходиться на етапі формування і потенційні користувачі мало поінформовані про переваги такого сервісу. А «запізнювання» ринку аутсорсингових послуг на регіональному рівні порівняно зі столичним, це нормальне явище, адже багато прогресивних тенденцій в бізнесі у нас зявляються і поширюються з відставанням у часі.
Роль бухгалтерського обліку незмінно важлива, і вона буде актуальною, доки існуватиме податковий кодекс. Ми живемо в державі, утримання якої базується на фіскальному механізмі, тому і ставлення до бізнесу побудоване на жорсткому податковому регламенті.
Кожен практикуючий бухгалтер знає, що таке запити/вимоги/відповіді/пояснення/перевірки та інші «приємні» моменти роботи з податківцями, та скільки часу і нервів витрачається, щоб забезпечити такі «комунікаці» ї з найменшими втратами для бізнесу. На фоні постійного посилення податкового адміністрування та ускладнення податкового обліку, переоцінити важливість роботи бухгалтера дуже складно. А підвищення матеріальної відповідальності та фіскальних наслідків за помилки в обліку та звітності призводить до того,що підприємці прагнуть зменшити ризики і починають шукати надійних постачальників бухгалтерських послуг.
В міжнародній практиці аутсорсинг таких сервісних ділянок бізнесу як бухгалтерія, ІТ, юристи вже давно звична справа. При цьому питання не розглядається варто чи не варто, а в першу чергу йдеться про вибір тих, хто може запропонувати справді якісні послуги.
БУХГАЛТЕР МУСИТЬ БУТИ “СВОЇМ”. ТІЛЬКИ ТОДІ ЙОГО РОБОТА БУДЕ ЕФЕКТИВНОЮ. А ТАКИМ МОЖЕ БУТИ ТІЛЬКИ БУХГАЛТЕР В ШТАТІ
- Таке хибне переконання пов’язане з певними нюансами ведення бізнесу в нашій країні. Зазвичай, штатного бухгалтера підприємці більш охоче посвячують у всі подробиці та конфіденційну інформацію, часто помилково вважаючи, що якщо бухгалтер знаходиться буквально в полі зору власника, йому можна довіряти. Але, хоч такий бухгалтер глибоко знає приховані сторони свого підприємства, він може слабо орієнтуватися в податковому менеджменті та мати досить обмежені знання нормативки та брак практичного досвіду у вирішенні різних завдань, особливо, якщо бізнес розвивається та потребує нарощення компетенцій від бухгалтера.
Один з аргументів, який я часто чую в розмові з потенційними клієнтами – "штатного бухгалтера простіше "контролювати", але це лише поверхневе судження, тому що проаналізувавши критерії "контролю", зясовується, що все прагнення підприємця зводиться до висновку "мені просто треба бухгалтер на місці", "щоб був на очах", а контролювати якість і рівень фаховості такого бухгалтера в процесі роботи сам власник чи керівник об’єктивно не має можливості. Більш того, очевидно, що з розвитком інформаційних технологій географічні кордони та перпони в комунікаціях стираються і багатьма послугами можна користуватися дистанційно. Так, наприклад, сам клієнт може мати постійний доступ до своєї бази даних і повністю контролювати роботу бухгалтера обслуговуючої компанії.
З практики, можна відмітити, що передача бухгалтерії на аутсорсинг не обмежує директора компанії в кількості бухгалтерів, які ведуть облік підприємства, адже у випадку необхідності не потрібно наймати чи скорочувати своїх штатних працівників, чи підшуковувати заміну на час лікарняного чи відпустки , та інтеграція нових співробітників потребує часу, навчання.
Є ще один – делікатний – момент, на який не завжди звертають увагу керівники. Інколи штатні бухгалтери не знаходять в собі достатнього сміливості чи рішучості аби повідомити шефа про помилкове рішення, відговорити від необдуманого фінансово-управлінського кроку. Дається взнаки ієрархічне переконання – «шеф завжди правий». А бухгалтерські компанії працюють з клієнтами на принципах рівноправного партнерства.
Як правило, своя, внутрішня бухгалтерія із штатних працівників це комерційно та організаційно виправдана форма роботи фінансової служби для великих фірм, організацій, груп компаній з розгалуженою структурою та багаторівневими розподілом функцій. А в малому бізнесі , за умови добре поставленого управління та чітко налагоджених бізнес-процесів, можна безболісно передати на аутсорсинг бухгалтерію, як і більшість непрофільних (обслуговуючих) функцій.
ЧИ НЕ КРАЩЕ ВЛАСНИКУ НЕВЕЛИКОГО БІЗНЕСУ НАЙНЯТИ ПРОСТО ОДНОГО СТОРОННЬОГО БУХГАЛТЕРА , ЯКИЙ «НЕОФІЦІЙНО» ВЕСТИМЕ ЙОГО БУХГАЛТЕРІЮ?
- Найбільша пересторога з боку підприємців, яку доводиться спростовувати, це їхній попередній негативний досвід роботи з "приходящим" неофіційним бухгалтером, який працював на неповному режимі роботи та не дуже переймався питаннями оптимізації та відповідальності і не був зацікавлений в процвітанні та розвитку конкретної фірми. Особливо, якщо після себе такий працівник лишає "в спадок" хаос в обліку та рішення про штрафи від податкової. Справа в тому, що послуги такого спеціаліста ніяк не регламентуються – ні законом, ні договором.
Усе – на довірі. І такий необачний підхід може дорого коштувати бізнесу. Тому, на жаль, такою ціною відбувається ломка стереотипів, коли до нас звертаються підприємці вже після того як «наступили на граблі» з "приходящим" бухгалтером.
Крім того, варто зауважити, що клієнт бухгалтерської компанії отримує ще одну перевагу: можливість використовувати так званий "колективний розум". Не секрет, що в роботі бухгалтерії інколи виникають ситуації, з якими спеціаліст раніше не стикався. Найчастіше тут допомагає порада колег, знайомих з конкретною проблемою.
У практиці дуже часто використовуємо взаємні консультації: наші спеціалісти консультують один одного у складних питаннях. Адже серед клієнтів є компанії та індивідуальні підприємці майже з усіх сфер малого та середнього бізнесу, тому практичний досвід роботи кожного спеціаліста є дуже корисним в спільному вирішенні щоденних бухгалтерських питань.
ЧИ МОЖЕ ЗАМОВНИК БУТИ СПОКІЙНИЙ ЗА ЗБЕРІГАННЯ КОМЕРЦІЙНОЇ ТАЄМНИЦІ І БЕЗПЕКУ ДОСТУПУ ДО ФІНАНСОВИХ ДОКУМЕНТІВ СВОЄЇ ФІРМИ?
- Так, звісно. Це очевидно. Жоден адекватний спеціаліст чи компанія не поставлять під удар свою репутацію. Зберігання комерційної таємниці – це абсолютна норма роботи бухгалтерських компаній.
Всі моменти, пов’язані з контролем та конфіденційністю, просто необхідно прописати в договорі з аутсорсинговою компанією, щоб повністю себе убезпечити. Договір, це ще один плюс на користь аутсорсингу. Крім того, ми самі зацікавлені в збереженні конфіденційності, бо це наша репутація, наші майбутні клієнти, наш подальший розвиток. Порушення таких базових вимог потягнуло б за собою правову відповідальність та “іміджеве знецінення”.
Щодо втручання третіх осіб, то поясню: ми організовуємо роботу з базами даних наших клієнтів на віддалених захищених серверах або ж клієнт сам забезпечує зберігання своїх баз даних, а нашим працівникам надається персональний віддалений доступ. Вся паперова інформація (звіти,регістри, первинка) після опрацювання та впорядкування у нас в офісі, передається на зберігання клієнтам. Це теж норма роботи компаній бухгалтерського супроводу.
ЯК СТОРОННЯ БУХГАЛТЕРСЬКА КОМПАНІЯ ЗМОЖЕ НЕСТИ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ, ЯКЩО В РОБОТІ ТРАПИТЬСЯ "ПРОКОЛ"?
- Знову ж таки – все записано у договорі. До прикладу у типовому договорі, який укладає наша компанія, чітко передбачено: помилка наших працівників компенсовується нашим коштом. Тому ми не зацікавлені у виникненні таких ситуацій. Крім того, в договорі регламентується весь процес документообігу, нюанси взаємодії та обов’язки обох сторін. Штатний бухгалтер за помилки, що призвели до штрафних санкцій, відповідає, у крайньому випадку, премією або зарплатою. Іншим аспектом є те, що у випадку, коли по тій чи іншій причині підприємство не влаштовує бухгалтер, що веде підприємство, аутсорсер запропонує іншого.
Крім того, згідно з чинним законодавством, якщо на підприємстві немає бухгалтера, а тільки директор, то бухгалтерська компанія може взяти на себе право другого підписанта фінансових документів – разом з керівником. Відтак ми ділимо навпіл відповідальність – і несемо її в тій же мірі, що й керівник підприємства. Адже, коли маєш справу з офіційною компанією, яка легально, на основі договору надає послуги бухгалтерського супроводу – тоді бізнес має документ, з яким в разі, не дай Бог, якихось проблем можна вирішувати питання в суді. Це – страховка.
НАПЕВНО, БУХГАЛТЕРСЬКІ ПОСЛУГИ ЦІЛОЇ КОМПАНІЇ КОШТУЮТЬ СУТТЄВО ДОРОЖЧЕ, АНІЖ РОБОТА ШТАТНОГО БУХГАЛТЕРА?
- Навпаки, як правило, ціна питання значно нижче, і, лише в окремих випадках, може дорівнювати заробітній платі штатного бухгалтера. Зате переваг, які отримує замовник, значно більше. Тому й економія по співпраці через аутсорсинг порівняно зі штатним працівником очевидна. Адже замовник позбавляється витрат на організацію робочого місця (оренда приміщення, меблі, прибирання, оргтехніка, програмне забезпечення), витрат на оплату праці (які включають не лише заробітну плату, а ще й відпускні і лікарняні за невідпрацьований час!), витрат на податки/внески по заробітній платі, витрат на розхідні матеріали (канцтовари, утримання тієї ж оргтехніки), витрат на підвищення та підтримання кваліфікації працівників (навчальна література, семінари, професійна періодика).
Крім того, відповідальний аутсорсер завжди запропонує клієнту комплексне вирішення його питань, це і юридична підтримка і автоматизація облікових процеів з використанням сучасних інформаційних технологій, тому замовник, в разі необхідності, може також отримати кваліфіковану юридичну допомогу та грамотний IT-супровід.
Коли ми підписуємо договір на обслуговування, клієнт відразу бачить, яку суму йому треба сплатити за послуги. І він, розрахувавши витрати, спокійно може займатись розвитком підприємства. По мірі росту об’єму робіт ціна може переглядатись, так само як і ділянки обліку, які обслуговуються через аутсорсинг.
Звичайно, вартість послуг залежить від ряду факторів: клієнт - юридична чи фізична особа, система оподаткування, кількість найманих працівників, об'’м документообігу, вид діяльності, наявність контрольованих операцій і т.ін. Але замовник чітко розуміє, за що він платить, тому що ми беремо плату за конкретну зроблену роботу. Немає роботи – немає оплати. В середньому, економія від передачі бухгалтерії на аутсорсинг може досягати 30%.
ЯКІ БЕЗПЕЧНІ КРОКИ МОЖЕ ЗРОБИТИ ПІДПРИЄМЕЦЬ В ПРОЦЕСІ НАЛАГОДЖЕННЯ МЕХАНІЗМУ ДОВІРИ ДО ПОСТАЧАЛЬНИКІВ ПОСЛУГ БУХГАЛТЕРСЬКОГО СУПРОВОДУ ?
- Найпростіший спосіб протестувати аутсорсинг на практиці – передати блок обліку кадрів та нарахування заробітної плати. Це ділянка робіт, яка пов’язана з безліччю нюансів і змін в законодавстві, що потребують постійного контролю. А про наслідки, якими сьогодні може обернутись недбалість чи необізнаність в цій сфері, знають всі підприємці, тому що «драконівські» штрафні санкції після перевірок Держпраці це одна з найбільших фобій в бізнес-середовищі.
Без сумніву, використання послуг бухгалтерського супроводу буде ефективним для новостворених підприємств, поки немає значних оборотів і в процесі налаштування роботи. Адже буде забезпечена постановка обліку, формування та подання необхідної звітності, якісний фінансовий консалтинг з найменшими витратами для бізнесу. Тому така співпраця однозначно дасть компанії переваги перед конкурентами. Адже, щоб не відставати в конкурентній гонці, потрібно першими приймати правила гри, які диктує сучасний бізнес.
Загалом поява на українському ринку компаній бухгалтерського аутсорсингу свідчить про однозначний поступ уперед. Світова практика, коли низку бізнес-процесів підприємства готові віддати стороннім фахівцям, все більше укорінюється і в Україні. Головним правилом успіху у цій справі лишається здоровий глузд і виваженість кроків, які дадуть змогу обрати справді відповідальних і компетентних партнерів.